Lark Suite Approval: Otomasi Workflow Persetujuan Kantor

Pengajuan cuti lewat chat, persetujuan pembelian lewat email, dan reimburse yang harus ditandatangani di atas kertas: alur persetujuan seperti ini memakan waktu dan mudah tercecer. Lark Suite approval menawarkan cara berbeda dengan memindahkan seluruh proses persetujuan ke satu platform kolaborasi.

Artikel ini membahas bagaimana otomasi workflow persetujuan bekerja, proses apa saja yang cocok dipindahkan, dan langkah awal untuk memulainya di perusahaan Anda.

Masalah pada Persetujuan Manual

Persetujuan manual sulit dilacak. Atasan tidak selalu tahu ada permintaan menunggu, pemohon tidak tahu posisi berkasnya, dan riwayat keputusan tersebar di berbagai chat atau email. Akibatnya, proses sederhana bisa tertunda berhari-hari.

Bagaimana Workflow Persetujuan Digital Bekerja

Karyawan mengisi formulir standar, lalu sistem meneruskannya ke pihak yang berwenang sesuai alur yang sudah ditentukan, baik satu tingkat maupun berjenjang. Setiap pihak menerima notifikasi dan dapat menyetujui atau menolak langsung dari ponsel, sementara pemohon bisa melihat status kapan saja.

Proses yang Cocok Dipindahkan Lebih Dulu

• Pengajuan cuti dan izin
• Permintaan pengadaan barang atau layanan
• Reimburse dan klaim biaya perjalanan dinas
• Permintaan akses sistem atau perangkat IT

Manfaat bagi Bisnis

Proses lebih cepat, jejak keputusan tercatat rapi, dan beban administrasi berkurang. Karena berada dalam platform yang sama dengan chat, dokumen, dan kalender, tim tidak perlu berpindah-pindah aplikasi. Anda dapat mengenal platformnya lebih jauh di artikel Lark Suite: platform kolaborasi all-in-one.

Langkah Awal Menerapkannya

1. Petakan alur persetujuan yang berjalan saat ini, termasuk siapa yang berwenang.
2. Mulai dari satu atau dua proses sederhana sebagai percontohan.
3. Latih pengguna dan kumpulkan masukan sebelum memperluas ke proses lain.

Pendekatan bertahap ini sejalan dengan panduan digitalisasi proses bisnis dari mana harus mulai. Bila Anda masih membandingkan platform, lihat juga perbandingan Teams, Zoom, dan Lark. Untuk menghubungkan Lark dengan sistem lain seperti ERP, pelajari topik integrasi sistem aplikasi bisnis.

ELITA mendampingi implementasi Lark Suite sesuai kebutuhan proses perusahaan Anda. Selengkapnya di solusi Business Application dari ELITA.

Contoh Alur Persetujuan Pengadaan Barang

Sebagai gambaran, permintaan pengadaan dapat dimulai dari formulir yang diisi karyawan berisi jenis barang, jumlah, dan alasan kebutuhan. Formulir itu diteruskan ke atasan langsung, lalu ke bagian keuangan bila nilainya melewati batas tertentu, dan terakhir ke bagian pembelian. Setiap tahap tercatat, sehingga siapa pun dapat melihat posisi permintaan tanpa menghubungi satu per satu.

Aturan yang berbeda dapat diterapkan menurut nilai atau kategori. Pembelian kecil cukup disetujui satu tingkat, sedangkan pengadaan besar memerlukan persetujuan berjenjang.

Kesalahan yang Perlu Dihindari

• Memindahkan proses yang belum rapi: bereskan dulu aturannya sebelum didigitalkan, karena proses yang kacau hanya akan berpindah media.
• Formulir terlalu panjang: kolom yang tidak perlu membuat karyawan enggan memakainya.
• Tidak menyiapkan pengganti approver: tanpa pengganti, permintaan akan tertahan saat atasan cuti.
• Melupakan pelatihan: karyawan perlu tahu cara mengajukan dan memantau statusnya.

Dengan menghindari kesalahan tersebut, otomasi persetujuan dapat berjalan mulus dan benar-benar dipakai oleh seluruh tim, bukan sekadar menjadi fitur yang tidak tersentuh.

Mengukur Dampak Otomasi Persetujuan

Setelah beberapa minggu berjalan, ukur hasilnya. Bandingkan rata-rata waktu persetujuan sebelum dan sesudah digitalisasi, jumlah permintaan yang tertunda, serta tingkat kepuasan pengguna. Data ini menunjukkan proses mana yang sudah efisien dan mana yang masih memerlukan penyederhanaan alur.

Gunakan laporan tersebut untuk menyempurnakan aturan, misalnya menghapus tingkat persetujuan yang tidak perlu. Semakin ringkas alurnya, semakin besar kemungkinan seluruh karyawan mau memakainya secara konsisten.

FAQ Seputar Lark Suite Approval

Apakah alur persetujuan bisa disesuaikan dengan struktur organisasi?

Ya, alur dapat disesuaikan, termasuk persetujuan berjenjang dan aturan berbeda untuk tiap jenis permohonan.

Apakah persetujuan bisa dilakukan lewat ponsel?

Bisa. Notifikasi dan persetujuan dapat diproses lewat aplikasi seluler sehingga atasan tidak harus berada di depan komputer.

Berapa lama waktu untuk mulai menggunakannya?

Proses sederhana biasanya bisa dijalankan cukup cepat, sedangkan alur kompleks membutuhkan pemetaan dan uji coba lebih dahulu.

Persetujuan yang cepat dan tercatat rapi membuat keputusan bisnis bergerak sama cepatnya dengan kebutuhan tim.

Ingin mengotomasi proses persetujuan di perusahaan Anda? Hubungi tim ELITA untuk konsultasi gratis.